Ewidencja czasu pracy w 2026 roku: obowiązki pracodawcy krok po kroku

Ewidencja czasu pracy to jeden z tych obowiązków, o których pracodawca przypomina sobie najczęściej w dniu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo przy sporze o nadgodziny. Tymczasem dobrze prowadzona ewidencja chroni obie strony: pracownik ma dowód, ile pracował, a firma ma dowód, że za tę pracę prawidłowo zapłaciła. W tym poradniku zbieramy w jednym miejscu, co mówią przepisy i jak przełożyć je na codzienną praktykę.

Skąd bierze się obowiązek

Podstawą jest art. 149 § 1 Kodeksu pracy: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca ma też obowiązek udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.

Szczegóły określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6). Ewidencja jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i prowadzi się ją oddzielnie dla każdego pracownika.

Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Jedna osoba na umowie o pracę wystarczy, żeby ewidencja była wymagana.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

Zgodnie z rozporządzeniem ewidencja zawiera informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie jego rozpoczęcia i zakończenia (z oznaczeniem miejsca dyżuru),
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W praktyce oznacza to, że sama suma godzin w miesiącu nie wystarczy. Ewidencja musi pokazywać każdy dzień: kiedy praca się zaczęła i skończyła, czy były nadgodziny, a jeśli pracownika nie było, to z jakiego powodu (urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem, nieobecność nieusprawiedliwiona).

Kogo dotyczy uproszczona ewidencja

Art. 149 § 2 Kodeksu pracy przewiduje, że nie ewidencjonuje się godzin pracy w przypadku:

• pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
• pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej.

Uwaga: to nie znaczy, że dla tych osób nie prowadzi się ewidencji w ogóle. Nadal trzeba odnotowywać dni pracy, urlopy, zwolnienia i inne nieobecności. Odpada tylko rejestrowanie godzin.

A co z umowami cywilnoprawnymi i B2B?

Ewidencja z art. 149 Kodeksu pracy dotyczy pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Nie obejmuje współpracowników na kontraktach B2B.

Osobne zasady obowiązują przy umowie zlecenia i umowie o świadczenie usług, do których stosuje się minimalną stawkę godzinową. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga, żeby strony określiły w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Nawet tam, gdzie przepisy nie wymagają ewidencji, wiele firm i tak rejestruje czas współpracowników. Powód jest prosty: bez tego trudno rozliczyć projekt z klientem albo zweryfikować fakturę od podwykonawcy. Więcej o tym piszemy w artykule o rozliczaniu czasu pracy w projektach.

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Nie. Przepisy nie wymagają prowadzenia listy obecności i nie określają jej wzoru. Lista obecności może pomóc w ustaleniu, czy pracownik przyszedł do pracy, ale nie zastępuje ewidencji czasu pracy, bo nie zawiera wszystkich wymaganych informacji.

Papier czy system elektroniczny?

Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Ważne, żeby w formie elektronicznej dokumenty były zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, przed utratą i nieautoryzowaną zmianą, a pracodawca mógł je udostępnić i wydrukować w razie potrzeby (np. na żądanie pracownika albo inspektora PIP).

System elektroniczny ma przewagę tam, gdzie ewidencja papierowa najczęściej zawodzi:

• dane zbierane są na bieżąco, a nie odtwarzane z pamięci na koniec miesiąca,
• łatwiej policzyć nadgodziny i pracę w nocy, bo każdy wpis ma dokładne godziny,
• historia zmian jest zapisana, więc widać, kto i kiedy poprawił wpis,
• zatwierdzenie przez przełożonego zamyka okres i blokuje dalsze zmiany.

Jak długo przechowywać ewidencję

Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszych zatrudnień obowiązują zasady przejściowe (w tym dłuższe okresy przechowywania dla osób zatrudnionych przed 1999 r.).

Wybierając system do ewidencji, sprawdź więc, czy łatwo z niego wyeksportujesz dane. Umowa z dostawcą może się skończyć dużo wcześniej niż okres przechowywania.

Co grozi za brak ewidencji

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 r. grzywna za to wykroczenie wynosi od 2 000 do 60 000 zł (wcześniej od 1 000 do 30 000 zł). Wzrosły też mandaty nakładane przez inspektorów PIP.

Jest też drugi, często droższy skutek: w sporze o wynagrodzenie za nadgodziny to pracodawca musi wykazać, ile pracownik faktycznie pracował. Bez rzetelnej ewidencji sąd może oprzeć się na zeznaniach pracownika i świadków.

Jak prowadzić ewidencję w Timeo

Timeo powstało właśnie po to, żeby ewidencja czasu pracy nie była osobnym, uciążliwym obowiązkiem, tylko efektem ubocznym codziennej pracy:

• Stoper i karta czasu: pracownik włącza stoper jednym kliknięciem albo uzupełnia wpisy w tygodniowej karcie czasu. Każdy wpis ma godzinę rozpoczęcia i zakończenia.
• Kiosk z kodem PIN: dla zespołów bez stałego dostępu do komputera tablet przy wejściu rejestruje przyjście i wyjście. O tym, dlaczego wybraliśmy PIN zamiast biometrii, piszemy w artykule RCP a RODO.
• Urlopy i nieobecności: wnioski urlopowe z saldami, zatwierdzane przez przełożonego.
• Zatwierdzanie kart czasu: manager akceptuje tydzień, a zaakceptowane wpisy są blokowane przed zmianami.
• Dziennik zdarzeń: istotne zmiany (np. poprawienie godzin, zatwierdzenie) trafiają do dziennika, którego nie da się edytować.
• Eksport CSV: dane wyciągniesz w każdej chwili, także na potrzeby kontroli albo archiwizacji.

Plan Free obejmuje do 5 osób i nie wymaga karty płatniczej. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.

Podsumowanie

1. Ewidencję prowadzi każdy pracodawca, dla każdego pracownika osobno.
2. Musi pokazywać każdy dzień: godziny pracy, nadgodziny, pracę w nocy, dni wolne i nieobecności z ich rodzajem.
3. Część pracowników (zadaniowy czas pracy, kadra zarządzająca, ryczałty) ma ewidencję uproszczoną, bez godzin.
4. Dokumentację przechowuje się co do zasady 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się zatrudnienie.
5. Od 8 lipca 2026 r. za brak dokumentacji grozi grzywna do 60 000 zł.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji. W konkretnej sprawie skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. kadr.